Η τεχνητή νοημοσύνη μπορεί να μειώσει τις επαναλαμβανόμενες εργασίες, να οργανώσει πληροφορίες και να διευκολύνει τις καθημερινές αποφάσεις. Το πρόβλημα προκύπτει όταν το εργαλείο χρησιμοποιείται μόνο για τη δημιουργία γρήγορων κειμένων, χωρίς συμφραζόμενα, κριτήρια ή ενσωμάτωση με την πραγματική εργασία.
Η αναζήτηση εφαρμογών παραγωγικότητας έχει αυξηθεί μαζί με τον αριθμό των υπηρεσιών που υπόσχονται να συνοψίζουν έγγραφα, να οργανώνουν έργα και να μετατρέπουν ιδέες σε εργασίες. Ωστόσο, το να έχεις εγκατεστημένες πολλές εφαρμογές δεν σημαίνει απαραίτητα ότι πρέπει να εργάζεσαι με πιο οργανωμένο τρόπο.
Το αποτέλεσμα εξαρτάται λιγότερο από τον αριθμό των συναρτήσεων και περισσότερο από τη σαφήνεια της διαδικασίας. Ένα καλά διαμορφωμένο εργαλείο μπορεί να χρησιμεύσει ως υποστήριξη. Μια περίπλοκη διαμόρφωση δημιουργεί μόνο νέες ειδοποιήσεις, διπλότυπες πληροφορίες και απαντήσεις που απαιτούν διόρθωση.
Τι σημαίνει στην πράξη η παραγωγικότητα με την Τεχνητή Νοημοσύνη;
Η παραγωγικότητα δεν αφορά την παραγωγή του μεγαλύτερου δυνατού όγκου στο συντομότερο δυνατό χρόνο. Στην πράξη, σημαίνει την ολοκλήρωση σχετικών εργασιών με λιγότερη επανεπεξεργασία, τον εύκολο εντοπισμό πληροφοριών και τη διατήρηση της σαφήνειας σχετικά με το επόμενο βήμα.
Η Τεχνητή Νοημοσύνη μπορεί να συμβάλει σε εργασίες όπως η σύνοψη μιας σύσκεψης, η ταξινόμηση σημειώσεων, η μετατροπή ενός αιτήματος μηνύματος σε λίστα ενεργειών ή ο εντοπισμός πληροφοριών μέσα σε πολλά έγγραφα. Λειτουργεί καλύτερα όταν της δίνεται ένας συγκεκριμένος σκοπός και αξιόπιστες πηγές.
Ένας Βραζιλιάνος ελεύθερος επαγγελματίας, για παράδειγμα, μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα εργαλείο για να συγκεντρώσει την ενημέρωση, την προθεσμία, τις συστάσεις και τις αλλαγές ενός πελάτη. Αυτό είναι πιο χρήσιμο από το να ζητάτε επανειλημμένα από μια τεχνητή νοημοσύνη να “οργανώσει το έργο” χωρίς να προσδιορίζει ποια έγγραφα είναι έγκυρα ή ποια παραδοτέα πρέπει να παρασχεθούν.
Είναι επίσης σημαντικό να διαχωρίσετε τη δημιουργία περιεχομένου από την εκτέλεση. Μια καλογραμμένη απάντηση μπορεί να φαίνεται παραγωγική, αλλά δεν αντιπροσωπεύει πρόοδο εάν δεν συνδέεται με μια εργασία, προθεσμία, υπεύθυνο μέρος ή επαληθεύσιμη απόφαση.
Πώς να επιλέξετε εφαρμογές παραγωγικότητας χωρίς να δημιουργήσετε περισσότερη εργασία.
Το πρώτο κριτήριο θα πρέπει να είναι το σημείο τριβής που πρέπει να επιλυθεί. Κάποιοι άνθρωποι χάνουν χρόνο αναζητώντας πληροφορίες. Άλλοι συσσωρεύουν εργασίες χωρίς προτεραιότητα. Άλλοι επαναλαμβάνουν οδηγίες σε διαφορετικές συζητήσεις.
Κάθε πρόβλημα απαιτεί διαφορετικό τύπο εργαλείου. Ένα σύστημα αναζήτησης που βασίζεται σε έγγραφα δεν υποκαθιστά έναν διαχειριστή εργασιών, όπως ακριβώς μια εφαρμογή εργασιών δεν θα πρέπει να αντιμετωπίζεται ως ένα πλήρες αποθετήριο γνώσης.
Πριν δοκιμάσετε μια νέα υπηρεσία, περιγράψτε το πρόβλημα με μια συγκεκριμένη πρόταση. Η φράση “Πρέπει να εντοπίσω τις αποφάσεις που ελήφθησαν σε προηγούμενες συναντήσεις” είναι ένας επαληθεύσιμος στόχος. Η φράση “Θέλω να είμαι πιο παραγωγικός” είναι πολύ γενική για να καθοδηγήσει μια επιλογή.
Λάβετε επίσης υπόψη τη συμβατότητα με κινητά τηλέφωνα και υπολογιστές, τη γλώσσα, την προσβασιμότητα, τα όρια του προγράμματος, τις διαθέσιμες ενσωματώσεις και την ευκολία εξαγωγής. Οι τιμές, οι δυνατότητες και η διαθεσιμότητα ενδέχεται να διαφέρουν ανάλογα με τη χώρα, τον λογαριασμό, το πρόγραμμα και τις πολιτικές του οργανισμού.
Πέντε εργαλεία και πώς να τα χρησιμοποιήσετε για να κάνετε τη διαφορά.
Έργα ChatGPT για επαναλαμβανόμενες εργασίες
Η λιγότερο αποτελεσματική χρήση του ChatGPT είναι η έναρξη μιας ξεχωριστής συνομιλίας για κάθε στάδιο της ίδιας εργασίας. Αυτό αναγκάζει τον χρήστη να επαναλαμβάνει το κοινό, τον στόχο, τη μορφή, τα αρχεία και τα κριτήρια ποιότητας κάθε φορά που ξεκινά μια νέα συνομιλία.
Τα Έργα σάς επιτρέπουν να συγκεντρώνετε συνομιλίες, οδηγίες και σχετικά αρχεία σε ένα μέρος. Αυτή η λειτουργία είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για συνεχιζόμενες δραστηριότητες, όπως ο εκδοτικός σχεδιασμός, η παρακολούθηση μελετών, η τεκμηρίωση διαδικασιών ή η επαναλαμβανόμενη παραγωγή για έναν πελάτη.
Ένας σχεδιαστής μπορεί να δημιουργήσει ένα έργο με λεκτική ταυτότητα, μορφές παράδοσης, εγκεκριμένες αναφορές και οδηγίες πελάτη. Ακόμα κι έτσι, κάθε αποτέλεσμα πρέπει να ελέγχεται, καθώς τα αρχεία ενδέχεται να είναι παρωχημένα και μια παλιά οδηγία ενδέχεται να μην αντικατοπτρίζει την πιο πρόσφατη απόφαση.
Πηγή: Έργα OpenAI
NotebookLM για εργασία με καθορισμένες γραμματοσειρές.
Το NotebookLM είναι πιο κατάλληλο για τη μελέτη ή την ανάλυση ενός συγκεκριμένου συνόλου υλικού παρά για την απάντηση σε ερωτήσεις ανοιχτού τύπου για οποιοδήποτε θέμα. Κάθε σημειωματάριο συγκεντρώνει πηγές που σχετίζονται με ένα συγκεκριμένο έργο.
Η σωστή χρήση ξεκινά με την επιλογή εγγράφων. Αντί να προσθέτετε άσχετα αρχεία, δημιουργήστε ένα σημειωματάριο για κάθε σκοπό, όπως σημειώσεις μαθημάτων, εγχειρίδια εξοπλισμού, πρακτικά έργου ή έρευνα για μια παρουσίαση.
Ένας φοιτητής μπορεί να συμπεριλάβει κείμενα που έχει εγκρίνει ο καθηγητής και να ζητήσει μια σύγκριση μεταξύ εννοιών, υποδεικνύοντας ποιες πηγές πρέπει να ληφθούν υπόψη. Ένας επαγγελματίας μπορεί να συντάξει συμβάσεις και εσωτερικές οδηγίες, εφόσον έχει άδεια να εισαγάγει αυτά τα δεδομένα στην πλατφόρμα.
Οι περιλήψεις, οι χάρτες, τα αρχεία ήχου και οι απαντήσεις θα πρέπει να αντιμετωπίζονται ως εργαλεία επανάληψης. Δεν αντικαθιστούν την ανάγνωση του πρωτότυπου υλικού, ειδικά όταν μια λέξη, ένας συμβατικός όρος ή μια τεχνική λεπτομέρεια θα μπορούσε να αλλάξει την ερμηνεία.
Πηγή: Google — σημειωματάρια στο NotebookLM
Τεχνητή Νοημοσύνη για την ανάκτηση γνώσεων από την εργασία.
Πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν το Notion AI απλώς για να γράψουν παραγράφους μέσα σε μια σελίδα. Η λειτουργία τείνει να είναι πιο πολύτιμη όταν ο χώρος εργασίας έχει ήδη οργανωμένα έγγραφα, συνεπή ονόματα και ενημερωμένες πληροφορίες.
Το εργαλείο μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε περιεχόμενο στον χώρο εργασίας και, ανάλογα με το σχέδιο και τα δικαιώματα, να αποκτήσετε πρόσβαση σε συνδεδεμένες πηγές. Αυτό σας επιτρέπει να κάνετε ερωτήσεις όπως "ποια προθεσμία έχει εγκριθεί για την καμπάνια;" ή "ποιες αποφάσεις δεν έχουν ακόμη γίνει εργασίες;".
Για να λάβετε χρήσιμες απαντήσεις, τυποποιήστε τους τίτλους, τους εκδοχείς, τις ημερομηνίες και τις καταστάσεις. Εάν η ίδια απόφαση εμφανίζεται σε διαφορετικές μορφές σε πέντε σελίδες, η Τεχνητή Νοημοσύνη μπορεί να βρει αντικρουόμενες εκδοχές και να παρουσιάσει ένα ελλιπές συμπέρασμα.
Σε ένα μικρό πρακτορείο, για παράδειγμα, κάθε έργο μπορεί να έχει μια κύρια σελίδα με μια ενημέρωση, παραδοτέα, ιστορικό αλλαγών και τελική έγκριση. Η τεχνητή νοημοσύνη βοηθά στην αναζήτηση, αλλά η ομάδα παραμένει υπεύθυνη για την ενημέρωση των αρχείων.
Microsoft 365 Copilot για εργασία με περιβάλλοντα και πηγές.
Σε περιβάλλοντα που χρησιμοποιούν ήδη το Word, το Outlook, το Teams, το PowerPoint και άλλες υπηρεσίες της Microsoft, το Copilot μπορεί να μειώσει τη συνεχή εναλλαγή μεταξύ αρχείων και συνομιλιών. Η καλύτερη χρήση του δεν είναι να ζητήσει ένα γενικό αποτέλεσμα, αλλά να καθορίσει τον στόχο, το πλαίσιο, την προσδοκία και την πηγή.
Ένα πιο ακριβές αίτημα θα ήταν: “Με βάση το έγγραφο του προϋπολογισμού και τις σημειώσεις της συνάντησης, απαριθμήστε τα τρία εκκρεμή θέματα που χρειάζονται επιβεβαίωση πριν από την Παρασκευή”. Η πηγή περιορίζει την ανάλυση και διευκολύνει την εξέταση της απάντησης.
Το εργαλείο μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για την παρακολούθηση της προόδου του έργου, τη σύνοψη των επικοινωνιών ή την προετοιμασία ενός πρώτου προσχεδίου ενός εγγράφου. Η πρόσβαση σε αρχεία, μηνύματα και συσκέψεις εξαρτάται από την άδεια χρήσης, τα δικαιώματα και τις ρυθμίσεις που διαχειρίζεται ο οργανισμός.
Οι εταιρικές πληροφορίες δεν πρέπει να αντιγράφονται σε προσωπικούς λογαριασμούς χωρίς εξουσιοδότηση. Κατά την επεξεργασία δεδομένων πελατών, εργαζομένων, συμβάσεων ή εσωτερικών δεδομένων σχεδιασμού, ο υπεύθυνος τεχνολογίας ή ασφάλειας θα πρέπει να καθορίζει ποια περιβάλλοντα μπορούν να τα επεξεργαστούν.
Πηγή: Microsoft — δομή προτροπών
Todoist Assist για να μετατρέψει την πρόθεση σε δράση.
Μια λίστα υποχρεώσεων χάνει τη χρησιμότητά της όταν περιέχει αόριστα στοιχεία όπως “διόρθωση ιστότοπου”, “προβολή εγγράφων” ή “οργάνωση πελατών”. Η Τεχνητή Νοημοσύνη μπορεί να βοηθήσει στην ανάλυση αυτών των προθέσεων, αλλά το αποτέλεσμα πρέπει να καταλήγει σε παρατηρήσιμες ενέργειες.
Το Todoist Assist προσφέρει λειτουργίες που σχετίζονται με τη δημιουργία και την οργάνωση εργασιών, συμπεριλαμβανομένης της υποστήριξης για την ερμηνεία αιτημάτων και τη δημιουργία πιο πρακτικών δομών. Το όφελος γίνεται εμφανές όταν το εργαλείο χρησιμοποιείται για τον καθορισμό των επόμενων βημάτων και όχι για την παραγωγή υπερβολικά λεπτομερών λιστών.
“Η ”προετοιμασία μιας πρότασης πώλησης», για παράδειγμα, μπορεί να γίνει μια ακολουθία που περιλαμβάνει την αναθεώρηση της ενημέρωσης, την επιβεβαίωση του πεδίου εφαρμογής, την εκτίμηση των προθεσμιών, την καταγραφή των συνθηκών και την αποστολή της τελικής έκδοσης. Κάθε στοιχείο θα πρέπει να ξεκινά με ένα ρήμα και να αντιπροσωπεύει κάτι που μπορεί πραγματικά να επιτευχθεί.
Οι αυτόματα δημιουργούμενες ημερομηνίες πρέπει επίσης να ελέγχονται. Η Τεχνητή Νοημοσύνη δεν γνωρίζει για οικογενειακές υποχρεώσεις, ταξίδια, περιόδους ανάπαυσης ή απρόβλεπτα γεγονότα, εκτός εάν αυτές οι πληροφορίες έχουν ενσωματωθεί και εγκριθεί σωστά.
Πώς να αξιολογήσετε τη ροή εργασίας σας πριν εγκαταστήσετε μια άλλη εφαρμογή.
Για τρεις εργάσιμες ημέρες, κρατήστε ένα αρχείο για τα σημεία στα οποία έχει κολλήσει η εργασία σας. Σημειώστε τις ξεχασμένες εργασίες, τις πληροφορίες που είναι δύσκολο να εντοπιστούν, τα επαναλαμβανόμενα αιτήματα και τις χειροκίνητες δραστηριότητες που ακολουθούν πάντα την ίδια σειρά.
Στη συνέχεια, ομαδοποιήστε τα προβλήματα σε τέσσερις κατηγορίες: σύλληψη, οργάνωση, ανάκτηση και εκτέλεση. Σύλληψη είναι η καταγραφή αυτού που έχει φτάσει· οργάνωση είναι η ταξινόμηση· ανάκτηση είναι η εύρεση του αργότερα· εκτέλεση είναι η μετατροπή του αρχείου σε ολοκληρωμένη ενέργεια.
Ένα ξεχασμένο μήνυμα πελάτη στο WhatsApp αποτελεί πρόβλημα καταγραφής. Ένα αρχείο που υπάρχει αλλά κανείς δεν μπορεί να το βρει αποτελεί πρόβλημα ανάκτησης. Μια καλά τεκμηριωμένη εργασία που δεν λαμβάνει ποτέ προθεσμία ή δεν ανατίθεται σε κάποιον άλλο αποτελεί πρόβλημα εκτέλεσης.
Επιλέξτε μόνο μία από αυτές τις προκλήσεις για την πρώτη δοκιμασία. Η προσπάθεια αντικατάστασης του προγραμματισμού, των σημειώσεων, του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, της αποθήκευσης και της διαχείρισης έργων ταυτόχρονα αυξάνει την πιθανότητα εγκατάλειψης και απώλειας πληροφοριών.
Βήμα προς βήμα οδηγός για τη δημιουργία ενός απλού συστήματος
Ξεκινήστε ορίζοντας ένα κύριο σημείο εισόδου. Αυτό θα μπορούσε να είναι ένα γραμματοκιβώτιο εισερχομένων email, μια λίστα υποχρεώσεων ή μια σελίδα προορισμού, αρκεί να γνωρίζετε πού να καταγράφετε τα νέα αιτήματα πριν τα ιεραρχήσετε.
Στη συνέχεια, επιλέξτε ένα κεντρικό εργαλείο για κάθε τύπο πληροφορίας. Τα αρχεία θα πρέπει να έχουν μια επίσημη τοποθεσία. Οι εργασίες χρειάζονται έναν κύριο διαχειριστή. Οι σημαντικές αποφάσεις θα πρέπει να καταγράφονται σε ένα προσβάσιμο έγγραφο.
Δημιουργήστε μια τυπική οδηγία για την Τεχνητή Νοημοσύνη. Συμπεριλάβετε τον στόχο, το πλαίσιο, τις επιτρεπόμενες πηγές, τη μορφή απόκρισης και τι δεν πρέπει να κάνει. Όσο πιο ευαίσθητη είναι η εργασία, τόσο περισσότερο ανθρώπινο έλεγχο πρέπει να υποβληθεί.
Δοκιμάστε τη διαδικασία με μια πραγματική εργασία χαμηλού κινδύνου. Για παράδειγμα, σχεδιάστε περιεχόμενο μιας εβδομάδας ή οργανώστε το εκπαιδευτικό υλικό, χωρίς να συμπεριλάβετε εμπιστευτικά δεδομένα ή σημαντικές οικονομικές αποφάσεις.
Στο τέλος της εβδομάδας, αξιολογήστε τρία σημεία: τον χρόνο που εξοικονομήθηκε, τον αριθμό των διορθώσεων και την ευκολία εντοπισμού του αποτελέσματος. Εάν η διαδικασία απαιτεί περισσότερη αναθεώρηση από την προηγούμενη μέθοδο, τότε δεν έχει ακόμη διαμορφωθεί σωστά.
Συνηθισμένα λάθη που μειώνουν την εξοικονόμηση χρόνου.
Το πρώτο λάθος είναι να ζητάμε από την τεχνητή νοημοσύνη να αποφασίσει τις προτεραιότητες χωρίς να παρέχει κριτήρια. Το επείγον, ο αντίκτυπος, οι προθεσμίες, οι εξαρτήσεις και η διαθεσιμότητα πρέπει να ενημερώνονται ή να αξιολογούνται από το υπεύθυνο άτομο.
Ένα άλλο πρόβλημα είναι η αυτοματοποίηση μιας ανοργάνωτης διαδικασίας. Εάν τα αρχεία αντιγράφονται, οι ημερομηνίες δεν ενημερώνονται και κανείς δεν καταγράφει αποφάσεις, η Τεχνητή Νοημοσύνη απλώς θα επεξεργαστεί μια συγκεχυμένη βάση δεδομένων πιο γρήγορα.
Είναι επίσης σύνηθες να γίνονται δεκτές περιλήψεις χωρίς να ανοίγονται τα πρωτότυπα έγγραφα. Μια περίληψη μπορεί να παραλείπει εξαιρέσεις, όρους και λεπτομέρειες που φαίνονται δευτερεύουσες αλλά είναι κρίσιμες σε συμβάσεις, κανονισμούς, προτάσεις και τεχνικές οδηγίες.
Επίσης, αποφύγετε την εξάπλωση του ίδιου έργου σε πολλές πλατφόρμες χωρίς να καθορίζετε ποια περιέχει την επίσημη έκδοση. Όταν κάθε εφαρμογή εμφανίζει διαφορετικές πληροφορίες, η ομάδα χάνει χρόνο προσπαθώντας να καταλάβει ποια εγγραφή θα ακολουθήσει.
Τέλος, μην αυτοματοποιείτε κάθε δραστηριότητα. Οι ευαίσθητες συζητήσεις, η δημιουργική αξιολόγηση, η διαπραγμάτευση, η ανθρώπινη ανατροφοδότηση και οι αποφάσεις με σημαντικές συνέπειες απαιτούν ερμηνεία που δεν μπορεί να ανατεθεί πλήρως.
Απόρρητο, ασφάλεια και ανθρώπινος έλεγχος.
Πριν από την αποστολή ενός εγγράφου, βεβαιωθείτε ότι δεν περιέχει ονοματεπώνυμο, αριθμό τηλεφώνου, διεύθυνση, στοιχεία τράπεζας, πληροφορίες υγείας, διαπιστευτήρια, εσωτερικές στρατηγικές ή περιεχόμενο που προστατεύεται από σύμβαση. Αφαιρέστε οτιδήποτε δεν είναι απαραίτητο για την εργασία.
Για επαγγελματικούς λογαριασμούς, συμβουλευτείτε τους κανόνες της εταιρείας σχετικά με την αποθήκευση, την εκπαίδευση μοντέλων, τη διατήρηση, τις ενσωματώσεις και την κοινή χρήση. Μια τεχνικά διαθέσιμη λειτουργία ενδέχεται να εξακολουθεί να απαγορεύεται από την εσωτερική πολιτική ή τη συμφωνία πελάτη.
Οι απαιτήσεις ποικίλλουν επίσης ανάλογα με τη χώρα, τον τομέα και τον τύπο δεδομένων. Οι οργανισμοί που εξυπηρετούν πελάτες σε διαφορετικές περιοχές ενδέχεται να χρειαστεί να λάβουν υπόψη τους διαφορετικούς κανόνες προστασίας δεδομένων και συγκεκριμένες συμβατικές υποχρεώσεις.
Η ανθρώπινη αναθεώρηση σημαίνει επαλήθευση γεγονότων, ονομάτων, ημερομηνιών, υπολογισμών, πηγών και συνεπειών. Σε δραστηριότητες χαμηλού κινδύνου, η προσεκτική ανάγνωση μπορεί να αρκεί. Σε νομικά, οικονομικά, ιατρικά ή θέματα ασφαλείας, η επικύρωση θα πρέπει να πραγματοποιείται από εξειδικευμένο επαγγελματία.
Πώς να προσαρμόσετε την επιλογή στο πλαίσιό σας.
Για έναν μαθητή, η προτεραιότητα μπορεί να είναι η κατανόηση της ύλης και η διατήρηση ενός σχεδίου επανάληψης. Σε αυτό το σενάριο, ένα εργαλείο που βασίζεται σε πηγές και μια απλή λίστα υποχρεώσεων είναι συχνά πιο χρήσιμα από ένα πολύπλοκο εταιρικό σύστημα.
Ένας αυτοαπασχολούμενος επαγγελματίας μπορεί να χρειάζεται οργάνωση ανά πελάτη, προθεσμία και παράδοση. Μια μικρή επιχείρηση, από την άλλη πλευρά, πρέπει να λάβει υπόψη τα δικαιώματα, το ιστορικό αλλαγών, την εναλλαγή εργαζομένων, τη συνέχεια των αρχείων και τον διοικητικό έλεγχο.
Όσοι εργάζονται κυρίως στα κινητά τους τηλέφωνα πρέπει να δοκιμάσουν την καταγραφή φωνής, τον συγχρονισμό, τη λειτουργικότητα σε περιορισμένες συνδέσεις και την αναγνωσιμότητα της διεπαφής. Οι προηγμένες λειτουργίες που λειτουργούν καλά μόνο σε υπολογιστή ενδέχεται να μην λύσουν καθημερινά προβλήματα.
Το εισόδημα επηρεάζει επίσης την απόφαση. Ξεκινήστε με τους πόρους που είναι διαθέσιμοι στο τρέχον πρόγραμμά σας και εξετάστε το ενδεχόμενο συνδρομής μόνο όταν η ταμειακή ροή έχει επικυρωθεί και το όφελος είναι μετρήσιμο, καθώς οι τιμές και τα όρια ενδέχεται να διαφέρουν ανάλογα με την περιοχή και τη σύμβαση.
Στις ομάδες, το επιλεγμένο εργαλείο πρέπει να είναι κατανοητό από όλους. Ένα τεχνικά εξελιγμένο σύστημα που είναι δύσκολο να ενημερωθεί τείνει να χάνει ποιότητα καθώς οι άνθρωποι σταματούν να καταγράφουν πληροφορίες.
Όρια σε ό,τι μπορείς να κάνεις μόνος σου
Ένα άτομο μπορεί να δοκιμάσει εργαλεία, να δομήσει προσωπικά έργα, να δημιουργήσει πρότυπα εργασιών και να εξετάσει έγγραφα χωρίς ευαίσθητα δεδομένα. Μπορεί επίσης να μετρήσει εάν η διαδικασία μείωσε την επανεπεξεργασία και βελτίωσε την ανάκτηση πληροφοριών.
Το όριο εμφανίζεται όταν η διαμόρφωση περιλαμβάνει ευρεία πρόσβαση σε εταιρικούς λογαριασμούς, δεδομένα τρίτων, προστατευμένες πληροφορίες ή αυτοματισμούς που μπορούν να τροποποιήσουν συστήματα. Σε αυτές τις περιπτώσεις, η απλή αποδοχή των δικαιωμάτων που εμφανίζονται στην οθόνη δεν αρκεί.
Επικοινωνήστε με τον υπεύθυνο τεχνολογίας ή ασφάλειας όταν μια ενσωμάτωση ζητά πρόσβαση σε email, κοινόχρηστα αρχεία, κοινόχρηστα ημερολόγια ή εσωτερικά μηνύματα. Ο διαχειριστής θα πρέπει να αξιολογήσει την ανάγκη για πρόσβαση, τα ελάχιστα δικαιώματα, τις περιόδους διατήρησης και την πιθανότητα ανάκλησης.
Συμβουλευτείτε έναν νομικό επαγγελματία ή έναν επαγγελματία προστασίας δεδομένων εάν έχετε οποιεσδήποτε ερωτήσεις σχετικά με συμβάσεις, συναίνεση, πνευματικά δικαιώματα, προσωπικά στοιχεία ή τη χρήση περιεχομένου πελατών. Αυτό το εργαλείο δεν υποκαθιστά τη νομική ανάλυση που ισχύει για την εκάστοτε περίπτωση και περιοχή σας.
Εξειδικευμένη υποστήριξη είναι επίσης απαραίτητη όταν μια απάντηση επηρεάζει μια διάγνωση υγείας, μια επένδυση, μια φορολογική δήλωση, μια νομική υποχρέωση ή μια σωματική ασφάλεια. Η Τεχνητή Νοημοσύνη μπορεί να βοηθήσει στην οργάνωση ερωτήσεων και εγγράφων, αλλά δεν θα πρέπει να αντικαθιστά τις επαγγελματικές αποφάσεις.
Πρακτική λίστα ελέγχου
- Γράψτε σε μία πρόταση ποιο συγκεκριμένο πρόβλημα θα πρέπει να λύσει το εργαλείο.
- Κρατήστε ένα αρχείο για τρεις ημέρες σχετικά με τις περιπτώσεις που οι εργασίες και οι πληροφορίες έχουν καθυστερήσει.
- Επιλέξτε μια ενιαία διαδικασία χαμηλού κινδύνου για την πρώτη δοκιμή.
- Ορίστε ποια εφαρμογή θα αποθηκεύει την επίσημη έκδοση κάθε πληροφορίας.
- Διαχωρίστε τα αρχεία αναφοράς από τα προσχέδια και τις παλαιότερες εκδόσεις.
- Παρέχετε πληροφορίες σχετικά με τον στόχο, το πλαίσιο, την πηγή και τη μορφή για κάθε σημαντικό αίτημα.
- Μετατρέψτε αόριστες εργασίες σε ενέργειες που ξεκινούν από σαφή ρήματα.
- Ελέγξτε τα ονόματα, τις ημερομηνίες, τους υπολογισμούς και τις συνθήκες πριν χρησιμοποιήσετε μια απάντηση.
- Αφαιρέστε τυχόν περιττά προσωπικά ή εμπιστευτικά δεδομένα.
- Ελέγξτε τα δικαιώματα πριν συνδέσετε το email, το ημερολόγιο ή τον αποθηκευτικό χώρο.
- Ελέγξτε αν το πρόγραμμά σας περιλαμβάνει την αναφερόμενη λειτουργία.
- Μετρήστε τον χρόνο που εξοικονομήθηκε και τον αριθμό των διορθώσεων που έγιναν μετά από μία εβδομάδα.
- Απενεργοποιήστε τις ενσωματώσεις που δεν χρησιμοποιούνται πλέον.
- Ζητήστε αξιολόγηση από ειδικό όταν υπάρχει νομικός, οικονομικός, ιατρικός κίνδυνος ή κίνδυνος ασφαλείας.
συμπέρασμα
Η τεχνητή νοημοσύνη συμβάλλει περισσότερο όταν συνδέεται με μια σαφή διαδικασία, αξιόπιστες πηγές και καθορισμένες αρμοδιότητες. Ο στόχος δεν είναι η μεταφορά όλων των αποφάσεων στο λογισμικό, αλλά η μείωση των μηχανικών εργασιών χωρίς να χαθεί ο έλεγχος του αποτελέσματος.
Ξεκινώντας με ένα συγκεκριμένο πρόβλημα, δοκιμάζοντας σε μικρή κλίμακα και εξετάζοντας τις απαντήσεις, μειώνεται η πιθανότητα δημιουργίας ενός συστήματος που είναι δύσκολο να συντηρηθεί. Η σωστή εφαρμογή είναι αυτή που εντάσσεται στη ρουτίνα και βελτιώνει ένα μετρήσιμο βήμα της εργασίας.
Ποια επαναλαμβανόμενη εργασία καταναλώνει τον περισσότερο χρόνο στη ρουτίνα σας αυτή τη στιγμή; Είναι η μεγαλύτερη πρόκληση στην καταγραφή εργασιών, στην εύρεση πληροφοριών ή στην ολοκλήρωση αυτού που είχε προγραμματιστεί;
Συνήθεις ερωτήσεις
Πρέπει να πληρώσετε για να χρησιμοποιήσετε λειτουργίες παραγωγικότητας με τεχνητή νοημοσύνη;
Ορισμένες υπηρεσίες προσφέρουν δωρεάν λειτουργίες ή όρια δοκιμαστικής περιόδου, ενώ άλλες διατηρούν λειτουργίες για προγράμματα επί πληρωμή. Η διαθεσιμότητα ενδέχεται να διαφέρει ανάλογα με τη χώρα, τον τύπο λογαριασμού και τις αλλαγές παρόχου.
Αξίζει να χρησιμοποιήσω περισσότερες από μία εφαρμογές;
Ναι, όταν κάθε εργαλείο έχει μια καθορισμένη λειτουργία και δεν αντιγράφει πληροφορίες. Μια εφαρμογή μπορεί να αποθηκεύει γνώσεις ενώ μια άλλη διαχειρίζεται εργασίες, εφόσον υπάρχει μια επίσημη πηγή για κάθε τύπο δεδομένων.
Πώς μπορούμε να καταλάβουμε αν η Τεχνητή Νοημοσύνη εξοικονομεί πραγματικά χρόνο;
Συγκρίνετε τον χρόνο που αφιερώθηκε πριν και μετά, συμπεριλαμβανομένης της αναθεώρησης, των διορθώσεων και της οργάνωσης. Μια γρήγορη απάντηση δεν αντιπροσωπεύει εξοικονόμηση όταν απαιτεί την επανάληψη της εργασίας αργότερα.
Μπορώ να στείλω έγγραφα πελατών σε αυτά τα εργαλεία;
Μόνο όταν υπάρχει εξουσιοδότηση, με κατάλληλη συμβατική βάση και σε περιβάλλον συμβατό με τους ισχύοντες κανόνες. Αφαιρέστε τις περιττές πληροφορίες και συμβουλευτείτε τον υπεύθυνο ασφάλειας ή προστασίας δεδομένων σε περίπτωση αμφιβολίας.
Μπορεί η Τεχνητή Νοημοσύνη να ορίσει αυτόματα τις προτεραιότητές μου;
Μπορεί να προτείνει μια παραγγελία με βάση τα κριτήρια που παρέχονται. Η τελική απόφαση θα πρέπει να λάβει υπόψη τον αντίκτυπο, το χρονοδιάγραμμα, τις εξαρτήσεις, τους διαθέσιμους πόρους και τις συνέπειες που το εργαλείο ενδέχεται να μην γνωρίζει.
Είναι αξιόπιστες οι περιλήψεις που δημιουργούνται από την Τεχνητή Νοημοσύνη;
Μπορούν να κάνουν την αρχική ανάγνωση ευκολότερη, αλλά μπορεί να παραλείψουν εξαιρέσεις ή να παρερμηνεύσουν αποσπάσματα. Επιβεβαιώστε τις σχετικές πληροφορίες απευθείας από την αρχική πηγή.
Πότε πρέπει να ζητήσω επαγγελματική βοήθεια;
Ζητήστε υποστήριξη όταν η εφαρμογή περιλαμβάνει ευαίσθητα δεδομένα, εταιρικές ενσωματώσεις, συμβάσεις ή νομικές, οικονομικές, ιατρικές αποφάσεις και αποφάσεις ασφαλείας. Η Τεχνητή Νοημοσύνη μπορεί να οργανώσει πληροφορίες, αλλά δεν αντικαθιστά την τεχνική ευθύνη.
Χρήσιμες αναφορές
Έννοια — έρευνα χώρου εργασίας: Έννοια — έρευνα με τεχνητή νοημοσύνη
Todoist — Λειτουργίες βοήθειας με τεχνητή νοημοσύνη: Todoist — Βοήθεια
NIST — Υπεύθυνη Διαχείριση Κινδύνων Τεχνητής Νοημοσύνης: NIST — Κίνδυνοι Τεχνητής Νοημοσύνης
