A mesterséges intelligencia csökkentheti az ismétlődő feladatokat, rendszerezheti az információkat és megkönnyítheti a mindennapi döntéseket. A probléma akkor merül fel, amikor az eszközt csak gyors szövegek generálására használják, kontextus, kritériumok vagy a tényleges munkával való integráció nélkül.
A termelékenységi alkalmazások iránti kereslet a dokumentumok összefoglalását, a projektek rendszerezését és az ötletek feladatokká alakítását ígérő szolgáltatások számával együtt nőtt. Azonban a sok telepített alkalmazás nem feltétlenül jelenti azt, hogy szervezettebben kell dolgozni.
Az eredmény kevésbé függ a funkciók számától, és inkább a folyamat áttekinthetőségétől. Egy jól konfigurált eszköz támogatásként szolgálhat; egy zavaros konfiguráció csak új értesítéseket, ismétlődő információkat és javításra szoruló válaszokat hoz létre.
Mit jelent a mesterséges intelligencia általi termelékenység a gyakorlatban?
A termelékenység nem arról szól, hogy a lehető legnagyobb mennyiséget állítsuk elő a lehető legrövidebb idő alatt. A gyakorlatban azt jelenti, hogy a releváns feladatokat kevesebb átdolgozással végezzük el, könnyen megtaláljuk az információkat, és tisztán lássuk a következő lépést.
A mesterséges intelligencia olyan feladatokhoz járulhat hozzá, mint egy megbeszélés összefoglalása, jegyzetek osztályozása, üzenetkérés átalakítása műveleti listává, vagy információk keresése több dokumentumban. Akkor működik a legjobban, ha konkrét célt és megbízható forrásokat kap.
Egy önálló vállalkozó brazil szakember például használhat egy eszközt az ügyfél tájékoztatásának, határidejének, referenciáinak és módosításainak összegyűjtésére. Ez hasznosabb, mint ismételten kérni egy mesterséges intelligenciát a “projekt megszervezésére” anélkül, hogy meghatároznánk, mely dokumentumok érvényesek, vagy milyen eredményeket kell benyújtani.
Fontos a tartalomkészítést a kivitelezéstől elkülöníteni. Egy jól megírt válasz produktívnak tűnhet, de nem jelent előrelépést, ha nem kapcsolódik feladathoz, határidőhöz, felelőshöz vagy ellenőrizhető döntéshez.
Hogyan válasszunk termelékenységi alkalmazásokat anélkül, hogy több munkát okoznánk.
Az első kritériumnak a megoldandó súrlódási pontnak kell lennie. Vannak, akik időt pazarolnak az információk keresésére; mások prioritás nélkül halmozzák fel a feladatokat; megint mások különböző beszélgetésekben ismétlik az utasításokat.
Minden probléma más típusú eszközt igényel. Egy dokumentumalapú keresőrendszer nem helyettesítheti a feladatkezelőt, ahogy egy feladatalkalmazást sem szabad a tudás teljes tárházaként kezelni.
Egy új szolgáltatás tesztelése előtt írd le a problémát egy konkrét mondatban. A “meg kell találnom a korábbi megbeszéléseken hozott döntéseket” egy ellenőrizhető cél; a “produktívabb akarok lenni” túl tág ahhoz, hogy választási útmutatóként szolgáljon.
Vegye figyelembe a mobiltelefonokkal és számítógépekkel való kompatibilitást, a nyelvet, az akadálymentesítést, a csomagkorlátokat, az elérhető integrációkat és az exportálás egyszerűségét is. Az árak, a funkciók és az elérhetőség az országtól, a fióktól, a csomagtól és a szervezeti szabályzatoktól függően változhat.
Öt eszköz és hogyan használjuk őket a változáshoz.
ChatGPT projektek ismétlődő munkákhoz
A ChatGPT legkevésbé hatékony felhasználási módja, ha ugyanazon feladat minden egyes szakaszához külön beszélgetést indítunk. Ez arra kényszeríti a felhasználót, hogy minden új beszélgetés kezdetekor megismételje a célközönséget, a célkitűzést, a formátumot, a fájlokat és a minőségi kritériumokat.
A Projects lehetővé teszi a beszélgetések, utasítások és kapcsolódó fájlok egy helyre gyűjtését. Ez a funkció különösen hasznos olyan folyamatos tevékenységekhez, mint a szerkesztői tervezés, a tanulmányok nyomon követése, a folyamatdokumentáció vagy az ügyfél számára ismétlődő gyártás.
Egy tervező létrehozhat egy projektet szóbeli identitással, szállítási formátumokkal, jóváhagyott referenciákkal és ügyfélirányelvekkel. Ennek ellenére minden eredményt ellenőrizni kell, mivel a fájlok elavultak lehetnek, és egy régi utasítás nem feltétlenül tükrözi a legfrissebb döntést.
Forrás: OpenAI projektek
NotebookLM a definiált betűtípusokkal való munkához.
A NotebookLM alkalmasabb egy adott anyaghalmaz tanulmányozására vagy elemzésére, mint bármilyen témájú nyitott kérdések megválaszolására. Minden egyes jegyzetfüzet egy adott projekthez kapcsolódó forrásokat gyűjt.
A megfelelő használat a dokumentumok kiválasztásával kezdődik. Ahelyett, hogy összefüggéstelen fájlokat adnál hozzá, hozz létre külön jegyzetfüzetet minden célra, például tanfolyami jegyzetekhez, eszközkézikönyvekhez, projektjegyzőkönyvekhez vagy prezentációhoz szükséges kutatásokhoz.
A hallgató a professzor által engedélyezett szövegeket is felhasználhat, és kérheti a fogalmak összehasonlítását, jelezve, hogy mely forrásokat kell figyelembe venni. Egy szakember szerződéseket és belső utasításokat gyűjthet, feltéve, hogy rendelkezik engedéllyel ezen adatok platformon való bevitelére.
Az összefoglalókat, térképeket, hangfájlokat és válaszokat áttekintési eszközökként kell kezelni. Nem helyettesítik az eredeti anyag elolvasását, különösen akkor, ha egy szó, szerződéses feltétel vagy technikai részlet megváltoztathatja az értelmezést.
Forrás: Google – jegyzetfüzetek a NotebookLM-ben
A mesterséges intelligencia fogalma a munkából származó tudás kinyerésére.
Sokan egyszerűen bekezdések írására használják a Notion AI-t egy oldalon belül. A funkció akkor szokott értékesebb lenni, ha a munkaterületen már vannak rendezett dokumentumok, egységes nevek és naprakész információk.
Az eszköz segíthet a munkaterületen található tartalmak megtalálásában, és a csomagtól és az engedélyektől függően hozzáférhet a csatlakoztatott forrásokhoz. Ez lehetővé teszi olyan kérdések feltevését, mint például: “milyen határidőt hagytak jóvá a kampányra?” vagy “mely döntések nem váltak még feladatokká?”.
A hasznos válaszok megszerzéséhez szabványosítsa a címeket, a felelősöket, a dátumokat és a státuszokat. Ha ugyanaz a döntés öt oldalon keresztül, különböző formákban jelenik meg, a mesterséges intelligencia ellentmondó verziókat találhat, és hiányos következtetést hozhat.
Egy kis ügynökségnél például minden projektnek lehet egy főoldala, amelyen szerepel a tájékoztató, a teljesítendő feladatok, a változtatások előzményei és a végső jóváhagyás. A mesterséges intelligencia segíti a keresést, de a csapat továbbra is felelős a rekordok frissítéséért.
Microsoft 365 Copilot a kontextussal és a forrással való munkához.
Azokban a környezetekben, amelyek már használják a Wordöt, az Outlookot, a Teamst, a PowerPointot és más Microsoft-szolgáltatásokat, a Copilot csökkentheti a fájlok és a beszélgetések közötti folyamatos váltást. A legjobb felhasználási módja nem egy általános eredmény kérése, hanem a cél, a kontextus, az elvárás és a forrás megadása.
Egy pontosabb kérés így hangozna: “A költségvetési dokumentum és a megbeszélés jegyzőkönyvei alapján sorolja fel a három fennmaradó tételt, amelyeket péntekig meg kell erősíteni.” A forrás korlátozza az elemzést és megkönnyíti a válasz áttekintését.
Az eszköz használható projekt előrehaladásának nyomon követésére, kommunikáció összefoglalására vagy egy dokumentum első vázlatának elkészítésére is. A fájlokhoz, üzenetekhez és megbeszélésekhez való hozzáférés a szervezet által kezelt licenctől, jogosultságoktól és beállításoktól függ.
A vállalati információkat nem szabad személyes fiókokba másolni engedély nélkül. Ügyfél-, alkalmazotti-, szerződéses vagy belső tervezési adatok kezelésekor a technológiai vagy biztonsági vezetőnek meg kell határoznia, hogy mely környezetek dolgozhatják fel azokat.
Forrás: Microsoft – promptstruktúra
A Todoist Assist segít a szándék cselekvéssé alakításában.
Egy teendőlista elveszíti hasznosságát, ha olyan homályos elemeket tartalmaz, mint a “weboldal javítása”, “dokumentumok megtekintése” vagy “ügyfelek rendszerezése”. A mesterséges intelligencia segíthet lebontani ezeket a szándékokat, de az eredménynek megfigyelhető cselekvésekben kell végződnie.
A Todoist Assist olyan funkciókat kínál, amelyek a feladatok létrehozásához és rendszerezéséhez kapcsolódnak, beleértve a kérések értelmezésének és a praktikusabb struktúrák felépítésének támogatását. Az előny akkor válik nyilvánvalóvá, amikor az eszközt a következő lépések meghatározására használják, nem pedig túlságosan részletes listák készítésére.
“Az ”értékesítési ajánlat elkészítése” például egy olyan sorozattá válhat, amely magában foglalja a tájékoztató áttekintését, a hatókör megerősítését, a határidők becslését, a feltételek rögzítését és a végleges változat elküldését. Minden elemnek igével kell kezdődnie, és valami olyasmit kell képviselnie, ami ténylegesen elvégezhető.
Az automatikusan generált dátumokat is felül kell vizsgálni. A mesterséges intelligencia nem tud a családi kötelezettségekről, utazásokról, pihenőidőszakokról vagy előre nem látható eseményekről, kivéve, ha ezeket az információkat megfelelően integrálják és engedélyezik.
Hogyan értékelje a munkafolyamatát egy másik alkalmazás telepítése előtt.
Három munkanapon keresztül vezessen nyilvántartást arról, hogy hol akadt el a munka. Jegyezze fel az elfelejtett feladatokat, a nehezen megtalálható információkat, az ismétlődő kéréseket és a mindig ugyanabban a sorrendben végzett manuális tevékenységeket.
Ezután csoportosítsd a problémákat négy kategóriába: rögzítés, szervezés, visszakeresés és végrehajtás. A rögzítés a megérkezett dolgok rögzítése; a szervezés az osztályozás; a visszakeresés a későbbi megtalálása; a végrehajtás pedig a feljegyzés befejezett cselekvéssé alakítása.
Egy elfelejtett ügyfélüzenet a WhatsAppon rögzítési problémát jelent. Egy létező, de senki által nem megtalálható fájl visszakeresési problémát jelent. Egy jól dokumentált feladat, amelyhez soha nem adnak meg határidőt vagy megbízottat, végrehajtási problémát jelent.
Az első teszthez csak egyet válassz ki ezek közül a kihívások közül. Ha egyszerre próbálod helyettesíteni az ütemezést, a jegyzeteket, az e-maileket, a tárhelyet és a projektmenedzsmentet, az növeli a megszakítás és az információvesztés esélyét.
Lépésről lépésre útmutató egy egyszerű rendszer létrehozásához
Kezd azzal, hogy meghatározol egy fő belépési pontot. Ez lehet egy e-mail postafiók, egy teendőlista vagy egy landing page, a lényeg, hogy tudd, hová kell naplózni az új kéréseket, mielőtt rangsorolnád őket.
Ezután válasszon egy központi eszközt minden információtípushoz. A fájloknak hivatalos tárhellyel kell rendelkezniük; a feladatokhoz fő kezelőre van szükség; a fontos döntéseket pedig egy könnyen hozzáférhető dokumentumban kell rögzíteni.
Készíts egy szabványos utasítást a mesterséges intelligencia számára. Tartalmazd a célt, a kontextust, az engedélyezett forrásokat, a válasz formátumát, és azt, hogy mit nem szabad tennie. Minél érzékenyebb a feladat, annál több emberi felülvizsgálaton kell átesnie.
Teszteld a folyamatot egy valós, alacsony kockázatú feladattal. Például tervezz meg egy hétre elegendő anyagot, vagy rendszerezd a tanulmányi anyagokat bizalmas adatok vagy fontos pénzügyi döntések nélkül.
A hét végén három pontot kell értékelni: a megtakarított időt, a javítások számát és az eredmény könnyű megtalálását. Ha a folyamat több felülvizsgálatot igényel, mint az előző módszer, akkor még nincs megfelelően konfigurálva.
Gyakori hibák, amelyek csökkentik az időmegtakarítást.
Az első hiba az, hogy a mesterséges intelligenciát kérjük a prioritások meghatározására kritériumok megadása nélkül. A sürgősséget, a hatást, a határidőket, a függőségeket és az elérhetőséget a felelős személynek kell tájékoztatnia vagy értékelnie.
Egy másik probléma a rendezetlen folyamatok automatizálása. Ha a fájlok duplikálódnak, a dátumok nem frissülnek, és senki sem rögzíti a döntéseket, a mesterséges intelligencia egyszerűen gyorsabban feldolgozza a zavaros adatbázist.
Az is gyakori, hogy az eredeti dokumentumok megnyitása nélkül fogadnak el összefoglalókat. Az összefoglalóból kimaradhatnak kivételek, feltételek és részletek, amelyek másodlagosnak tűnnek, de kulcsfontosságúak a szerződésekben, szabályzatokban, ajánlatokban és műszaki irányelvekben.
Kerüld el továbbá ugyanazon projekt több platformon való terjesztését anélkül, hogy megadnád, melyik tartalmazza a hivatalos verziót. Amikor minden alkalmazás más információkat jelenít meg, a csapat időt pazarol arra, hogy kitalálja, melyik rekordot kövesse.
Végül, ne automatizáljon minden tevékenységet. Az érzékeny beszélgetések, a kreatív értékelés, a tárgyalás, az emberi visszajelzés és a jelentős következményekkel járó döntések olyan értelmezést igényelnek, amelyet nem lehet teljes mértékben delegálni.
Adatvédelem, biztonság és emberi felülvizsgálat.
Dokumentum elküldése előtt ellenőrizze, hogy az nem tartalmaz-e teljes nevet, telefonszámot, címet, bankszámlaadatokat, egészségügyi információkat, hitelesítő adatokat, belső stratégiákat vagy szerződéssel védett tartalmat. Távolítson el mindent, ami a feladathoz nem szükséges.
Professzionális fiókok esetén tekintse meg a vállalati szabályokat a tárolással, modellképzéssel, megőrzéssel, integrációkkal és megosztással kapcsolatban. Előfordulhat, hogy egy technikailag elérhető funkciót továbbra is tilt a belső szabályzat vagy az ügyfélszerződés.
A követelmények országonként, ágazatonként és adattípusonként is eltérőek. A különböző régiókban működő ügyfeleket kiszolgáló szervezeteknek eltérő adatvédelmi szabályokat és konkrét szerződéses kötelezettségeket kell figyelembe venniük.
Az emberi felülvizsgálat tények, nevek, dátumok, számítások, források és következmények ellenőrzését jelenti. Alacsony kockázatú tevékenységekben elegendő lehet a gondos olvasás; jogi, pénzügyi, orvosi vagy biztonsági kérdésekben a validációt képzett szakembernek kell elvégeznie.
Hogyan igazítsd a választást a kontextusodhoz.
Egy diák számára a legfontosabb lehet az anyagok megértése és az átdolgozási terv fenntartása. Ebben az esetben egy forrásalapú eszköz és egy egyszerű teendőlista gyakran hasznosabb, mint egy összetett vállalati rendszer.
Egy önálló vállalkozónak szüksége lehet ügyfél, határidő és teljesítési határidő szerinti rendszerezésre. Egy kisvállalkozásnak ezzel szemben figyelembe kell vennie az engedélyeket, a változástörténetet, az alkalmazottak fluktuációját, a fájlok folytonosságát és az adminisztratív ellenőrzést.
Azoknak, akik elsősorban mobiltelefonon dolgoznak, tesztelniük kell a hangrögzítést, a szinkronizálást, a korlátozott kapcsolaton való működést és a kezelőfelület olvashatóságát. A csak számítógépen jól működő fejlett funkciók nem biztos, hogy megoldják a mindennapi problémákat.
A jövedelem is befolyásolja a döntést. Kezdje a jelenlegi csomagjában elérhető erőforrásokkal, és csak akkor fontolja meg az előfizetést, ha a pénzforgalma igazolt, és az előny mérhető, mivel az árak és a limitek régiónként és szerződésenként eltérőek lehetnek.
Csapatokban a kiválasztott eszköznek mindenki számára érthetőnek kell lennie. Egy technikailag kifinomult, nehezen frissíthető rendszer hajlamos veszíteni a minőségből, mivel az emberek abbahagyják az információk rögzítését.
Annak a korlátai, amit egyedül tehetsz
Egy személy tesztelhet eszközöket, strukturálhat személyes projekteket, létrehozhat feladatsablonokat és áttekinthet dokumentumokat érzékeny adatok nélkül. Azt is mérheti, hogy a folyamat csökkentette-e az átdolgozást és javította-e az információk visszakeresését.
A korlátozás akkor jelentkezik, amikor a konfiguráció széles körű hozzáférést foglal magában vállalati fiókokhoz, harmadik féltől származó adatokhoz, védett információkhoz vagy a rendszerek módosítására képes automatizálásokhoz. Ilyen esetekben a képernyőn megjelenő engedélyek egyszerű elfogadása nem elegendő.
Ha egy integráció hozzáférést kér e-mailekhez, megosztott fájlokhoz, megosztott naptárakhoz vagy belső üzenetekhez, vegye fel a kapcsolatot a technológiai vagy biztonsági vezetővel. A rendszergazdának fel kell mérnie a hozzáférés szükségességét, a minimális engedélyeket, a megőrzési időszakokat és a visszavonás lehetőségét.
Ha bármilyen kérdése van a szerződésekkel, a hozzájárulással, a szerzői jogokkal, a személyes adatokkal vagy az ügyféltartalom felhasználásával kapcsolatban, forduljon jogi vagy adatvédelmi szakemberhez. Ez az eszköz nem helyettesíti az Ön konkrét helyzetére és régiójára vonatkozó jogi elemzést.
Szakértői támogatásra akkor is szükség van, ha egy válasz befolyásolja az egészségügyi diagnózist, a befektetést, az adóbevallást, a jogi kötelezettséget vagy a fizikai biztonságot. A mesterséges intelligencia segíthet a kérdések és dokumentumok rendszerezésében, de nem helyettesítheti a szakmai döntéseket.
Gyakorlati ellenőrzőlista
- Írd le egy mondatban, hogy milyen konkrét problémát kellene megoldania az eszköznek.
- Jegyezze fel három napig, amikor a feladatok és az információk kezelése elakadt.
- Az első teszthez válasszon egyetlen, alacsony kockázatú folyamatot.
- Határozza meg, hogy melyik alkalmazás tárolja az egyes információk hivatalos verzióját.
- Különítse el a referenciafájlokat a vázlatoktól és a régebbi verzióktól.
- Minden fontos kéréshez adjon meg objektív, kontextusbeli, forrásbeli és formátumbeli információkat.
- Alakítsd át a homályos feladatokat egyértelmű igék által kezdeményezett cselekvésekké.
- A válaszok felhasználása előtt tekintsd át a neveket, dátumokat, számításokat és feltételeket.
- Távolítson el minden felesleges személyes vagy bizalmas adatot.
- Az e-mail, a naptár vagy a tárhely csatlakoztatása előtt ellenőrizze az engedélyeket.
- Ellenőrizd, hogy a csomagod tartalmazza-e a fent említett funkciót.
- Mérd meg a megtakarított időt és az egy hét elteltével elvégzett javítások számát.
- Tiltsa le a már nem használt integrációkat.
- Kérjen szakértői értékelést, ha jogi, pénzügyi, orvosi vagy biztonsági kockázat áll fenn.
Következtetés
A mesterséges intelligencia akkor járul hozzá jobban, ha egyértelmű folyamathoz, megbízható forrásokhoz és meghatározott felelősségi körökhöz kapcsolódik. A cél nem az, hogy minden döntést szoftverekre bízzunk, hanem az, hogy csökkentsük a mechanikus feladatokat anélkül, hogy elveszítenénk az irányítást az eredmény felett.
Egy adott problémával kezdve, kis léptékben tesztelve és a válaszok áttekintésével csökkenthető egy nehezen fenntartható rendszer létrehozásának esélye. A megfelelő alkalmazás az, amely illeszkedik a rutinba, és a munka egy mérhető lépését javítja.
Melyik ismétlődő feladat emészti fel jelenleg a legtöbb időt a rutinodban? A legnagyobb kihívást a feladatok rögzítése, az információk keresése vagy a tervezett feladatok befejezése jelenti?
Gyakori kérdések
Fizetni kell a mesterséges intelligencia által vezérelt termelékenységi funkciók használatáért?
Egyes szolgáltatások ingyenes funkciókat vagy próbaidőszakot kínálnak, míg mások fizetős csomagokhoz vannak fenntartva. Az elérhetőség országonként, fióktípusonként és szolgáltatónként eltérő lehet.
Érdemes több alkalmazást is használni?
Igen, ha minden eszköznek meghatározott funkciója van, és nem ismétli az információkat. Az egyik alkalmazás tárolhatja a tudást, míg a másik feladatokat kezelhet, feltéve, hogy minden adattípushoz van hivatalos forrás.
Honnan tudhatjuk, hogy a mesterséges intelligencia valóban időt takarít meg?
Hasonlítsa össze az előtte és utána eltöltött időt, beleértve az áttekintést, a javításokat és a szervezést is. A gyors válasz nem jelent megtakarítást, ha később a munka újra elvégzését igényli.
Küldhetek ügyféldokumentumokat ezekre az eszközökre?
Csak engedélyezett esetben, megfelelő szerződéses alapon és a vonatkozó szabályokkal összeegyeztethető környezetben. Távolítsa el a felesleges információkat, és kétség esetén konzultáljon az adatbiztonsági vagy adatvédelmi tisztviselővel.
Automatikusan beállíthatja a prioritásaimat a mesterséges intelligencia?
A megadott kritériumok alapján javasolhat egy sorrendet. A végső döntésnek figyelembe kell vennie a hatást, az időbeli határokat, a függőségeket, a rendelkezésre álló erőforrásokat és azokat a következményeket, amelyekről az eszköz esetleg nem is tud.
Megbízhatóak a mesterséges intelligencia által generált összefoglalók?
Megkönnyíthetik a kezdeti olvasást, de kihagyhatnak kivételeket, vagy félreértelmezhetnek részeket. Erősítse meg a releváns információkat közvetlenül az eredeti forrásból.
Mikor kell szakember segítségét kérnem?
Kérjen támogatást, ha az alkalmazás érzékeny adatokat, vállalati integrációkat, szerződéseket vagy jogi, pénzügyi, orvosi és biztonsági döntéseket tartalmaz. A mesterséges intelligencia képes rendszerezni az információkat, de nem helyettesíti a technikai felelősséget.
Hasznos hivatkozások
Fogalom – munkaterület-kutatás: Fogalom – kutatás mesterséges intelligenciával
Todoist – Mesterséges intelligencia által vezérelt segítségnyújtási funkciók: Todoist — Segítség
NIST – Felelős mesterséges intelligencia kockázatkezelés: NIST – MI-kockázatok
