Kecerdasan buatan boleh mengurangkan tugasan berulang, menyusun maklumat dan memudahkan keputusan harian. Masalahnya timbul apabila alat ini hanya digunakan untuk menjana teks pantas, tanpa konteks, kriteria atau penyepaduan dengan kerja sebenar.
Pencarian untuk aplikasi produktiviti telah berkembang seiring dengan bilangan perkhidmatan yang menjanjikan untuk meringkaskan dokumen, mengatur projek dan mengubah idea menjadi tugas. Walau bagaimanapun, memasang banyak aplikasi tidak semestinya bermakna bekerja dengan cara yang lebih teratur.
Hasilnya kurang bergantung pada bilangan fungsi dan lebih bergantung pada kejelasan proses. Alat yang dikonfigurasikan dengan baik boleh berfungsi sebagai sokongan; konfigurasi yang mengelirukan hanya menghasilkan pemberitahuan baharu, maklumat pendua dan respons yang memerlukan pembetulan.
Apakah maksud produktiviti dengan AI dalam praktiknya?
Produktiviti bukanlah tentang menghasilkan jumlah terbesar yang mungkin dalam masa yang sesingkat mungkin. Dalam praktiknya, ia bermaksud menyelesaikan tugasan yang berkaitan dengan kurang kerja semula, mencari maklumat dengan mudah dan mengekalkan kejelasan tentang langkah seterusnya.
AI boleh menyumbang kepada tugas-tugas seperti meringkaskan mesyuarat, mengklasifikasikan nota, mengubah permintaan mesej kepada senarai tindakan atau mencari maklumat dalam berbilang dokumen. Ia berfungsi dengan baik apabila diberikan tujuan tertentu dan sumber yang boleh dipercayai.
Seorang pekerja bebas Brazil, sebagai contoh, boleh menggunakan alat untuk mengumpulkan taklimat, tarikh akhir, rujukan dan perubahan pelanggan. Ini lebih berguna daripada berulang kali meminta AI untuk "mengatur projek" tanpa menyatakan dokumen mana yang sah atau hasil kerja yang perlu disediakan.
Adalah juga penting untuk memisahkan penjanaan kandungan daripada pelaksanaan. Respons yang ditulis dengan baik mungkin kelihatan produktif, tetapi ia tidak mewakili kemajuan jika ia tidak dikaitkan dengan tugas, tarikh akhir, pihak yang bertanggungjawab atau keputusan yang boleh disahkan.
Cara memilih aplikasi produktiviti tanpa mewujudkan lebih banyak kerja.
Kriteria pertama haruslah titik pergeseran yang perlu diselesaikan. Sesetengah orang membuang masa mencari maklumat; yang lain mengumpul tugasan tanpa keutamaan; yang lain mengulangi arahan dalam perbualan yang berbeza.
Setiap masalah memerlukan jenis alat yang berbeza. Sistem carian berasaskan dokumen bukanlah pengganti pengurus tugas, sama seperti aplikasi tugas tidak boleh dianggap sebagai tempat penyimpanan pengetahuan yang lengkap.
Sebelum menguji perkhidmatan baharu, huraikan masalah tersebut dalam ayat yang konkrit. "Saya perlu mencari keputusan yang dibuat dalam mesyuarat sebelumnya" adalah matlamat yang boleh disahkan; "Saya mahu menjadi lebih produktif" adalah terlalu luas untuk membimbing pilihan.
Pertimbangkan juga keserasian dengan telefon bimbit dan komputer, bahasa, kebolehcapaian, had pelan, integrasi yang tersedia dan kemudahan eksport. Harga, ciri dan ketersediaan mungkin berbeza-beza bergantung pada negara, akaun, pelan dan dasar organisasi.
Lima alat dan cara menggunakannya untuk membuat perubahan.
Projek ChatGPT untuk kerja berulang
Penggunaan ChatGPT yang paling kurang berkesan adalah untuk memulakan perbualan berasingan untuk setiap peringkat kerja yang sama. Ini memaksa pengguna untuk mengulangi kriteria khalayak, objektif, format, fail dan kualiti setiap kali perbualan baharu bermula.
Projek membolehkan anda mengumpulkan perbualan, arahan dan fail berkaitan di satu tempat. Ciri ini amat berguna untuk aktiviti berterusan seperti perancangan editorial, penjejakan kajian, dokumentasi proses atau pengeluaran berulang untuk pelanggan.
Seorang pereka boleh mencipta projek dengan identiti lisan, format penyampaian, rujukan yang diluluskan dan garis panduan pelanggan. Walaupun begitu, setiap keputusan perlu disemak kerana fail mungkin ketinggalan zaman dan arahan lama mungkin tidak mencerminkan keputusan terkini.
Sumber: Projek OpenAI
NotebookLM untuk bekerja dengan fon yang ditakrifkan.
NotebookLM lebih sesuai untuk mengkaji atau menganalisis satu set bahan tertentu berbanding menjawab soalan terbuka tentang sebarang subjek. Setiap buku nota mengumpulkan sumber yang berkaitan dengan projek tertentu.
Penggunaan yang betul bermula dengan pemilihan dokumen. Daripada menambah fail yang tidak berkaitan, cipta buku nota untuk setiap tujuan, seperti nota kursus, manual peralatan, minit projek atau penyelidikan untuk pembentangan.
Seorang pelajar boleh memasukkan teks yang dibenarkan oleh profesor dan meminta perbandingan antara konsep, yang menunjukkan sumber mana yang harus dipertimbangkan. Seorang profesional boleh menyusun kontrak dan arahan dalaman, dengan syarat mereka mempunyai kebenaran untuk memasukkan data ini di platform.
Ringkasan, peta, fail audio dan jawapan harus dianggap sebagai alat semakan. Ia tidak menggantikan pembacaan bahan asal, terutamanya apabila perkataan, syarat kontrak atau butiran teknikal boleh mengubah tafsiran.
Sumber: Google — buku nota dalam NotebookLM
Notion AI untuk mendapatkan semula pengetahuan daripada kerja.
Ramai orang menggunakan Notion AI hanya untuk menulis perenggan dalam halaman. Ciri ini cenderung lebih berharga apabila ruang kerja sudah mempunyai dokumen yang teratur, nama yang konsisten dan maklumat terkini.
Alat ini boleh membantu mencari kandungan di ruang kerja dan, bergantung pada pelan dan kebenaran, mengakses sumber yang berkaitan. Ini membolehkan anda bertanya soalan seperti "tarikh akhir yang telah diluluskan untuk kempen?" atau "keputusan manakah yang belum menjadi tugasan?".
Untuk mendapatkan jawapan yang berguna, piawaikan tajuk, penerima tugasan, tarikh dan status. Jika keputusan yang sama muncul dalam bentuk yang berbeza merentasi lima halaman, AI mungkin menemui versi yang bercanggah dan memberikan kesimpulan yang tidak lengkap.
Dalam agensi kecil, sebagai contoh, setiap projek mungkin mempunyai halaman utama dengan taklimat, hasil kerja, sejarah perubahan dan kelulusan akhir. Kecerdasan buatan membantu dalam carian, tetapi pasukan tetap bertanggungjawab untuk mengemas kini rekod.
Microsoft 365 Copilot untuk bekerja dengan konteks dan sumber.
Dalam persekitaran yang sudah menggunakan Word, Outlook, Teams, PowerPoint dan perkhidmatan Microsoft yang lain, Copilot boleh mengurangkan pertukaran berterusan antara fail dan perbualan. Penggunaan terbaiknya bukanlah untuk meminta hasil generik, tetapi untuk menentukan objektif, konteks, jangkaan dan sumber.
Permintaan yang lebih tepat ialah: “Berdasarkan dokumen bajet dan nota mesyuarat, senaraikan tiga perkara tertunggak yang perlu disahkan sebelum hari Jumaat.” Sumber tersebut mengehadkan analisis dan memudahkan semakan respons.
Alat ini juga boleh digunakan untuk menjejaki kemajuan projek, meringkaskan komunikasi atau menyediakan draf pertama dokumen. Akses kepada fail, mesej dan mesyuarat bergantung pada lesen, kebenaran dan tetapan yang diuruskan oleh organisasi.
Maklumat korporat tidak boleh disalin ke akaun peribadi tanpa kebenaran. Apabila berurusan dengan data pelanggan, pekerja, kontrak atau perancangan dalaman, pengurus teknologi atau keselamatan harus menentukan persekitaran mana yang boleh memprosesnya.
Sumber: Microsoft — struktur gesaan
Todoist Membantu mengubah niat menjadi tindakan.
Senarai tugasan akan hilang kegunaannya apabila ia mengandungi item yang samar-samar seperti "membetulkan laman web," "melihat dokumen," atau "mengatur pelanggan." AI boleh membantu memecahkan niat ini, tetapi hasilnya perlu berakhir dengan tindakan yang boleh diperhatikan.
Todoist Assist menawarkan ciri-ciri yang berkaitan dengan mencipta dan mengatur tugasan, termasuk sokongan untuk mentafsir permintaan dan membina struktur yang lebih praktikal. Manfaatnya menjadi jelas apabila alat ini digunakan untuk menentukan langkah seterusnya, bukan untuk menghasilkan senarai yang terlalu terperinci.
“"Menyediakan cadangan jualan," sebagai contoh, boleh menjadi urutan yang merangkumi semakan taklimat, pengesahan skop, anggaran tarikh akhir, merekodkan syarat dan menghantar versi akhir. Setiap item harus bermula dengan kata kerja dan mewakili sesuatu yang sebenarnya boleh dicapai.
Tarikh yang dijana secara automatik juga perlu disemak. AI tidak tahu tentang komitmen keluarga, perjalanan, tempoh rehat atau peristiwa yang tidak dijangka melainkan maklumat ini disepadukan dan dibenarkan dengan betul.
Cara menilai aliran kerja anda sebelum memasang aplikasi lain.
Selama tiga hari bekerja, simpan rekod di mana kerja tersekat. Catatkan tugasan yang terlupa, maklumat yang sukar dicari, permintaan berulang dan aktiviti manual yang sentiasa mengikut urutan yang sama.
Seterusnya, kumpulkan masalah kepada empat kategori: penangkapan, penyusunan, pencarian semula dan pelaksanaan. Penangkapan adalah merekodkan apa yang telah tiba; penyusunan adalah mengklasifikasikan; pencarian semula adalah mencarinya kemudian; pelaksanaan adalah mengubah rekod kepada tindakan yang telah selesai.
Mesej pelanggan yang terlupa di WhatsApp adalah masalah penangkapan. Fail yang wujud tetapi tiada siapa yang dapat menemui adalah masalah pencarian semula. Tugas yang didokumenkan dengan baik tetapi tidak pernah menerima tarikh akhir atau penerima tugasan adalah masalah pelaksanaan.
Pilih hanya satu daripada cabaran ini untuk ujian pertama. Cuba menggantikan penjadualan, nota, e-mel, storan dan pengurusan projek sekaligus meningkatkan kemungkinan pengabaian dan kehilangan maklumat.
Panduan langkah demi langkah untuk mencipta sistem mudah
Mulakan dengan menentukan titik masuk utama. Ini boleh jadi peti masuk e-mel, senarai tugasan atau halaman pendaratan, selagi anda tahu di mana untuk merekodkan permintaan baharu sebelum mengutamakannya.
Seterusnya, pilih alat pusat untuk setiap jenis maklumat. Fail harus mempunyai lokasi rasmi; tugas memerlukan pengurus utama; keputusan penting harus direkodkan dalam dokumen yang mudah diakses.
Cipta arahan standard untuk AI. Sertakan objektif, konteks, sumber yang dibenarkan, format respons dan perkara yang tidak sepatutnya dilakukan. Lebih sensitif tugasan tersebut, lebih banyak semakan semula manusiawi yang perlu dilakukan.
Uji proses tersebut dengan tugasan sebenar yang berisiko rendah. Contohnya, rancang kandungan selama seminggu atau atur bahan pembelajaran, tanpa memasukkan data sulit atau keputusan kewangan penting.
Pada akhir minggu, nilaikan tiga perkara: masa yang dijimatkan, bilangan pembetulan dan kemudahan mencari hasilnya. Jika proses tersebut memerlukan lebih banyak semakan daripada kaedah sebelumnya, ia belum dikonfigurasikan dengan betul.
Kesilapan biasa yang mengurangkan penjimatan masa.
Kesilapan pertama ialah meminta kecerdasan buatan untuk menentukan keutamaan tanpa memberikan kriteria. Kecemasan, impak, tarikh akhir, kebergantungan dan ketersediaan perlu dimaklumkan atau dinilai oleh orang yang bertanggungjawab.
Satu lagi masalah ialah mengautomasikan proses yang tidak teratur. Jika fail digandakan, tarikh tidak dikemas kini dan tiada siapa yang merekodkan keputusan, AI hanya akan memproses pangkalan data yang mengelirukan dengan lebih pantas.
Adalah juga perkara biasa untuk menerima ringkasan tanpa membuka dokumen asal. Ringkasan mungkin tidak memasukkan pengecualian, syarat dan butiran yang kelihatan sekunder tetapi penting dalam kontrak, peraturan, cadangan dan garis panduan teknikal.
Selain itu, elakkan menyebarkan projek yang sama merentasi berbilang platform tanpa menyatakan yang mana satu mengandungi versi rasmi. Apabila setiap aplikasi memaparkan maklumat yang berbeza, pasukan akan membuang masa untuk memikirkan rekod yang mana hendak diikuti.
Akhir sekali, jangan automasikan setiap aktiviti. Perbualan sensitif, penilaian kreatif, rundingan, maklum balas manusia dan keputusan yang mempunyai akibat yang ketara memerlukan tafsiran yang tidak boleh diwakilkan sepenuhnya.
Privasi, keselamatan dan semakan manusia.
Sebelum menghantar dokumen, pastikan ia tidak mengandungi nama penuh, nombor telefon, alamat, butiran bank, maklumat kesihatan, kelayakan, strategi dalaman atau kandungan yang dilindungi oleh kontrak. Buang apa-apa yang tidak diperlukan untuk tugasan tersebut.
Untuk akaun profesional, rujuk peraturan syarikat mengenai penyimpanan, latihan model, pengekalan, penyepaduan dan perkongsian. Ciri yang tersedia secara teknikal mungkin masih dilarang oleh dasar dalaman atau perjanjian pelanggan.
Keperluan juga berbeza mengikut negara, sektor dan jenis data. Organisasi yang menawarkan perkhidmatan kepada pelanggan di rantau yang berbeza mungkin perlu mempertimbangkan peraturan perlindungan data yang berbeza dan obligasi kontrak tertentu.
Semakan manusia bermaksud mengesahkan fakta, nama, tarikh, pengiraan, sumber dan akibatnya. Dalam aktiviti berisiko rendah, pembacaan yang teliti mungkin mencukupi; dalam hal ehwal perundangan, kewangan, perubatan atau keselamatan, pengesahan harus dilakukan oleh profesional yang berkelayakan.
Cara menyesuaikan pilihan dengan konteks anda.
Bagi pelajar, keutamaan mungkin adalah memahami bahan dan mengekalkan pelan ulangkaji. Dalam senario ini, alat berasaskan sumber dan senarai tugasan yang mudah selalunya lebih berguna daripada sistem korporat yang kompleks.
Seorang profesional yang bekerja sendiri mungkin memerlukan pengaturan mengikut pelanggan, tarikh akhir dan penyampaian. Sebaliknya, perniagaan kecil mesti mempertimbangkan kebenaran, sejarah perubahan, pertukaran pekerja, kesinambungan fail dan kawalan pentadbiran.
Mereka yang bekerja terutamanya menggunakan telefon bimbit mereka perlu menguji penangkapan suara, penyegerakan, fungsi pada sambungan terhad dan kebolehbacaan antara muka. Ciri lanjutan yang hanya berfungsi dengan baik pada komputer mungkin tidak menyelesaikan masalah harian.
Pendapatan juga mempengaruhi keputusan. Mulakan dengan sumber yang tersedia dalam pelan semasa anda dan hanya pertimbangkan langganan apabila aliran tunai disahkan dan faedahnya boleh diukur, kerana harga dan had mungkin berbeza-beza bergantung pada rantau dan kontrak.
Dalam pasukan, alat yang dipilih mestilah difahami oleh semua orang. Sistem yang canggih dari segi teknikal dan sukar dikemas kini cenderung kehilangan kualiti apabila orang ramai berhenti merekodkan maklumat.
Had apa yang anda boleh lakukan sendiri
Seseorang boleh menguji alatan, menstrukturkan projek peribadi, mencipta templat tugasan dan menyemak dokumen tanpa data sensitif. Mereka juga boleh mengukur sama ada proses tersebut mengurangkan kerja semula dan meningkatkan pencarian maklumat.
Had tersebut muncul apabila konfigurasi melibatkan akses luas kepada akaun korporat, data pihak ketiga, maklumat yang dilindungi atau automasi yang mampu mengubah sistem. Dalam kes ini, hanya menerima kebenaran yang dipaparkan pada skrin tidak mencukupi.
Hubungi pengurus teknologi atau keselamatan apabila penyepaduan meminta akses kepada e-mel, fail kongsi, kalendar kongsi atau mesej dalaman. Pentadbir harus menilai keperluan akses, kebenaran minimum, tempoh pengekalan dan kemungkinan pembatalan.
Rujuk profesional perundangan atau perlindungan data jika anda mempunyai sebarang soalan tentang kontrak, persetujuan, hak cipta, maklumat peribadi atau penggunaan kandungan pelanggan. Alat ini bukanlah pengganti untuk analisis perundangan yang terpakai pada situasi dan rantau khusus anda.
Sokongan khusus juga diperlukan apabila sesuatu jawapan mempengaruhi diagnosis kesihatan, pelaburan, penyata cukai, obligasi undang-undang atau keselamatan fizikal. AI boleh membantu menyusun soalan dan dokumen, tetapi ia tidak sepatutnya menggantikan keputusan profesional.
Senarai semak praktikal
- Tulis dalam satu ayat masalah khusus yang harus diselesaikan oleh alat tersebut.
- Simpan rekod selama tiga hari apabila tugasan dan maklumat tergendala.
- Pilih satu proses tunggal yang berisiko rendah untuk ujian pertama.
- Tentukan aplikasi mana yang akan menyimpan versi rasmi setiap maklumat.
- Asingkan fail rujukan daripada draf dan versi lama.
- Berikan maklumat objektif, konteks, sumber dan format untuk setiap permintaan penting.
- Ubah tugasan yang samar-samar kepada tindakan yang dimulakan oleh kata kerja yang jelas.
- Semak nama, tarikh, pengiraan dan syarat sebelum menggunakan jawapan.
- Buang sebarang data peribadi atau sulit yang tidak diperlukan.
- Semak kebenaran sebelum menyambungkan e-mel, kalendar atau storan.
- Semak sama ada pelan anda merangkumi ciri yang dinyatakan.
- Ukur masa yang dijimatkan dan bilangan pembetulan yang dibuat selepas seminggu.
- Lumpuhkan integrasi yang tidak lagi digunakan.
- Dapatkan penilaian pakar apabila terdapat risiko perundangan, kewangan, perubatan atau keselamatan.
Kesimpulan
Kecerdasan buatan menyumbang lebih banyak apabila ia dikaitkan dengan proses yang jelas, sumber yang boleh dipercayai dan tanggungjawab yang jelas. Matlamatnya bukanlah untuk memindahkan semua keputusan kepada perisian, tetapi untuk mengurangkan tugas mekanikal tanpa kehilangan kawalan ke atas hasilnya.
Bermula dengan masalah tertentu, pengujian pada skala kecil dan menyemak respons mengurangkan peluang untuk mewujudkan sistem yang sukar diselenggara. Aplikasi yang betul adalah yang sesuai dengan rutin dan menambah baik langkah kerja yang boleh diukur.
Apakah tugasan berulang yang paling banyak menghabiskan masa dalam rutin anda sekarang? Adakah cabaran terbesar dalam merekodkan tugasan, mencari maklumat atau menyelesaikan apa yang dirancang?
Soalan biasa
Adakah anda perlu membayar untuk menggunakan ciri produktiviti berkuasa AI?
Sesetengah perkhidmatan menawarkan ciri percuma atau had percubaan, manakala yang lain menempah ciri untuk pelan berbayar. Ketersediaan mungkin berbeza mengikut negara, jenis akaun dan perubahan penyedia.
Adakah berbaloi untuk menggunakan lebih daripada satu aplikasi?
Ya, apabila setiap alat mempunyai fungsi yang ditetapkan dan tidak menduplikasi maklumat. Satu aplikasi boleh menyimpan pengetahuan manakala aplikasi lain mengurus tugas, selagi terdapat sumber rasmi untuk setiap jenis data.
Bagaimanakah kita dapat mengetahui sama ada AI benar-benar menjimatkan masa?
Bandingkan masa yang dihabiskan sebelum dan selepas, termasuk semakan, pembetulan dan pengaturan. Respons yang cepat tidak bermakna penjimatan apabila ia memerlukan kerja yang perlu diulang kemudian.
Bolehkah saya menghantar dokumen klien ke alat ini?
Hanya apabila dibenarkan, dengan asas kontrak yang sesuai, dan dalam persekitaran yang serasi dengan peraturan yang berkenaan. Buang maklumat yang tidak perlu dan rujuk pegawai keselamatan atau perlindungan data jika ragu-ragu.
Bolehkah AI menetapkan keutamaan saya secara automatik?
Dia boleh mencadangkan pesanan berdasarkan kriteria yang diberikan. Keputusan muktamad harus mempertimbangkan impak, garis masa, kebergantungan, sumber yang tersedia dan akibat yang mungkin tidak disedari oleh alat tersebut.
Adakah ringkasan yang dijana AI boleh dipercayai?
Mereka boleh memudahkan bacaan awal, tetapi mereka mungkin tidak memasukkan pengecualian atau salah menafsirkan petikan. Sahkan maklumat yang berkaitan terus daripada sumber asal.
Bilakah saya perlu mendapatkan bantuan profesional?
Dapatkan sokongan apabila aplikasi melibatkan data sensitif, integrasi korporat, kontrak atau keputusan perundangan, kewangan, perubatan dan keselamatan. AI boleh mengatur maklumat, tetapi ia tidak menggantikan tanggungjawab teknikal.
Rujukan berguna
Konsep — penyelidikan ruang kerja: Notion — penyelidikan dengan AI
Todoist — Ciri bantuan berkuasa AI: Todoist — Bantu
NIST — Pengurusan Risiko AI yang Bertanggungjawab: NIST — Risiko AI
