人工智能可以减少重复性工作、整理信息并辅助日常决策。但当人工智能仅仅被用来快速生成文本，而缺乏上下文、标准或与实际工作的整合时，问题就出现了。.
随着声称能够总结文档、组织项目并将想法转化为任务的服务数量不断增长，人们对效率应用的需求也日益增加。然而，安装大量应用并不一定意味着工作效率就能更高。.
结果与其说取决于功能的数量，不如说取决于流程的清晰度。配置良好的工具可以起到辅助作用；而配置混乱只会产生新的通知、重复的信息以及需要更正的回复。.
人工智能在实践中如何提高生产力？
生产力并非指在最短时间内生产出尽可能多的产品。实际上，它意味着以最少的返工完成相关任务，轻松查找信息，并始终清晰了解下一步行动。.
人工智能可以协助完成诸如会议总结、笔记分类、将消息请求转化为行动清单或在多个文档中查找信息等任务。当目标明确且信息来源可靠时，人工智能的表现最佳。.
例如，一位巴西的自由职业专业人士可以使用工具来收集客户的需求简报、截止日期、参考资料和变更信息。这比反复要求人工智能“组织项目”却不明确指出哪些文件有效或需要交付哪些成果要有效得多。.
将内容创作与执行分开也很重要。一篇文笔流畅的回复看似富有成效，但如果它没有与任务、截止日期、负责人或可验证的决策挂钩，就不能代表真正的进展。.
如何在不增加工作量的情况下选择提高效率的应用程序。
首要标准应该是需要解决的摩擦点。有些人浪费时间搜索信息；有些人堆积任务却没有优先级；还有些人会在不同的对话中重复指令。.
每个问题都需要不同的工具。基于文档的搜索系统不能替代任务管理器，同样，任务应用程序也不应被视为完整的知识库。.
在测试一项新服务之前，请用具体的句子描述问题。“我需要找到之前会议中做出的决定”是一个可验证的目标；“我想提高工作效率”则过于宽泛，无法指导选择。.
此外，还应考虑与手机和电脑的兼容性、语言、可访问性、套餐限制、可用集成以及导出便捷性。价格、功能和可用性可能因国家/地区、帐户、套餐和组织政策而异。.
五种工具以及如何使用它们来改变世界。
ChatGPT 项目，面向定期工作
ChatGPT 最不高效的使用方式是为同一任务的每个阶段都发起单独的对话。这迫使用户每次开始新对话时都要重复输入受众、目标、格式、文件和质量标准。.
项目功能可让您将对话、指令和相关文件集中在一个地方。此功能对于持续性活动尤其有用，例如编辑计划、研究跟踪、流程文档或为客户进行的周期性制作。.
设计师可以根据项目描述、交付格式、已批准的参考资料和客户指南来创建项目。即便如此，每个成果都需要检查，因为文件可能已过时，旧的指示可能无法反映最新的决定。.
来源： OpenAI 项目
NotebookLM 用于处理已定义的字体。
NotebookLM 更适合学习或分析特定的一组材料，而不是回答任何主题的开放式问题。每个笔记本都收集与特定项目相关的资料。.
正确使用始于文档选择。不要添加不相关的文件，而应为每种用途创建一个笔记本，例如课程笔记、设备手册、项目会议记录或演示文稿的研究资料。.
学生可以引用教授认可的文本，并要求对不同概念进行比较，同时需注明应参考哪些资料来源。专业人士可以收集合同和内部指令，前提是他们已获得在平台上输入这些数据的权限。.
摘要、地图、音频文件和答案应作为复习工具。它们不能代替阅读原文，尤其是在某个词语、合同条款或技术细节可能改变解读的情况下。.
Notion AI 用于从工作中恢复知识。
许多人使用 Notion AI 只是为了在页面中自动生成段落。当工作区中已有整理好的文档、统一的名称和最新的信息时，这项功能就显得更有价值。.
该工具可以帮助您在工作区中查找内容，并根据套餐和权限访问已连接的资源。这样，您就可以提出诸如“该活动的截止日期是什么时候？”或“哪些决策尚未转化为任务？”之类的问题。.
为了获得有效的答案，请规范标题、负责人、日期和状态。如果同一项决策在五页文件中以不同形式出现，人工智能可能会发现相互矛盾的版本，从而得出不完整的结论。.
例如，在小型机构中，每个项目可能都有一个主页，包含项目简报、交付成果、变更历史记录和最终审批信息。人工智能可以辅助搜索，但团队仍然负责更新记录。.
Microsoft 365 Copilot 用于处理上下文和源代码。
在已使用 Word、Outlook、Teams、PowerPoint 和其他 Microsoft 服务的环境中，Copilot 可以减少文件和对话之间的频繁切换。它的最佳用途不是请求通用结果，而是指定目标、上下文、预期结果和来源。.
更准确的说法应该是：“根据预算文件和会议记录，列出周五之前需要确认的三项待办事项。” 信息来源限定了分析范围，便于对回复进行审查。.
该工具还可用于跟踪项目进度、汇总沟通内容或撰写文档初稿。对文件、消息和会议的访问权限取决于组织管理的许可证、权限和设置。.
未经授权，不得将公司信息复制到个人账户。处理客户、员工、合同或内部规划数据时，技术或安全经理应明确哪些环境可以处理这些数据。.
来源： 微软——提示结构
Todoist Assist 可将意图转化为行动。
待办事项清单如果包含“修复网站”、“查看文档”或“安排客户”等模糊条目，就会失去意义。人工智能可以帮助我们理解这些意图，但最终结果必须转化为可观察的行动。.
Todoist Assist 提供与创建和组织任务相关的功能，包括支持解读请求和构建更实用的结构。当使用该工具来定义后续步骤，而不是生成过于详细的清单时，其优势就显而易见了。.
“例如，”准备销售提案”可以简化为一系列步骤，包括审阅简报、确认范围、预估截止日期、记录条件以及发送最终版本。每一项都应以动词开头，并且代表实际可以完成的事情。.
自动生成的日期也需要审核。除非这些信息经过正确整合和授权，否则人工智能无法了解家庭安排、旅行、休息时间或不可预见的事件。.
如何在安装其他应用之前评估您的工作流程。
连续三个工作日，记录工作停滞不前的原因。记下遗漏的任务、难以查找的信息、重复的请求以及始终遵循相同顺序的手动操作。.
接下来，将问题归纳为四类：捕获、整理、检索和执行。捕获是指记录已发生的情况；整理是指对信息进行分类；检索是指稍后查找信息；执行是指将记录转化为已完成的行动。.
一条被遗忘的 WhatsApp 客户消息属于捕获问题；一个存在但无人能找到的文件属于检索问题；一份文档齐全但从未设定截止日期或指派给负责人的任务属于执行问题。.
首次测试请仅选择其中一项挑战。试图同时替代日程安排、笔记、电子邮件、存储和项目管理会增加放弃使用和信息丢失的风险。.
创建简单系统的分步指南
首先要确定一个主要入口点。它可以是电子邮件收件箱、待办事项列表或登录页面，只要你知道在哪里记录新请求，然后再确定它们的优先级即可。.
接下来，为每种类型的信息选择一个中心工具。文件应有固定的存放位置；任务需要指定负责人；重要决策应记录在易于访问的文档中。.
为人工智能制定标准指令。指令应包含目标、背景、允许的信息来源、响应格式以及禁止执行的操作。任务越敏感，就需要接受越多的人工审核。.
使用真实且低风险的任务来测试该流程。例如，规划一周的教学内容或整理学习资料，但不要包含机密数据或重要的财务决策。.
一周结束时，评估以下三点：节省的时间、修改次数以及查找结果的便捷性。如果该流程比之前的方法需要更多审核，则说明其配置尚未正确。.
导致节省时间减少的常见错误。
第一个错误是让人工智能在没有提供标准的情况下决定优先级。紧急程度、影响、截止日期、依赖关系和可用性都需要由负责人告知或评估。.
另一个问题是自动化一个杂乱无章的流程。如果文件重复、日期未更新，且无人记录决策，人工智能只会更快地处理一个混乱的数据库。.
接受摘要而不查阅原始文件的情况也很常见。摘要可能会省略一些例外情况、条件和细节，这些内容看似次要，但在合同、法规、提案和技术指南中却至关重要。.
此外，避免将同一项目发布到多个平台，而不明确指出哪个平台包含官方版本。如果每个应用程序显示的信息不同，团队会浪费时间来确定应该以哪个版本为准。.
最后，不要将所有活动都自动化。敏感对话、创意评估、谈判、人为反馈以及影响重大的决策都需要解读，而这些解读不能完全委托他人完成。.
隐私、安全和人工审核。
发送文件前，请检查其中是否包含全名、电话号码、地址、银行信息、健康信息、资质证明、内部策略或受合同保护的内容。删除所有与任务无关的信息。.
对于专业账户，请查阅公司关于存储、模型训练、保留、集成和共享等方面的规定。即使技术上可用的功能，也可能因内部政策或客户协议而被禁止使用。.
不同国家、行业和数据类型的要求也各不相同。为不同地区客户提供服务的组织可能需要考虑不同的数据保护规则和具体的合同义务。.
人工审核是指核实事实、名称、日期、计算结果、来源和后果。在低风险活动中，仔细阅读即可；但在法律、金融、医疗或安全事务中，则应由合格的专业人员进行验证。.
如何根据自身情况调整选择。
对学生而言，首要任务可能是理解学习材料并制定复习计划。在这种情况下，基于学习资源的工具和简单的待办事项清单通常比复杂的企业系统更有用。.
自由职业者可能需要按客户、截止日期和交付方式进行组织。而小型企业则必须考虑权限、变更历史、员工流动、文件连续性和行政管理。.
主要使用手机办公的人员需要测试语音捕捉、同步、网络连接不稳定时的功能以及界面易读性。一些仅在电脑上运行良好的高级功能可能无法解决日常问题。.
收入也会影响决策。首先考虑您现有计划的可用资源，只有在现金流得到验证且收益可衡量的情况下才考虑订阅，因为价格和限制可能因地区和合同而异。.
在团队协作中，选择的工具必须易于所有人理解。技术复杂且难以更新的系统，往往会因为人们停止记录信息而导致质量下降。.
独自一人能做的事情的局限性
用户可以在不涉及敏感数据的情况下测试工具、构建个人项目、创建任务模板和审阅文档。他们还可以衡量该流程是否减少了返工并提高了信息检索效率。.
当配置涉及对企业帐户、第三方数据、受保护信息或能够更改系统的自动化程序的广泛访问权限时，就会出现此限制。在这种情况下，仅仅接受屏幕上显示的权限是不够的。.
当集成请求访问电子邮件、共享文件、共享日历或内部消息时，请联系技术或安全经理。管理员应评估访问权限的必要性、最低权限要求、保留期限以及撤销权限的可能性。.
如果您对合同、同意、版权、个人信息或客户内容的使用有任何疑问，请咨询法律或数据保护专业人士。本工具不能替代针对您具体情况和所在地区的法律分析。.
当答案影响到健康诊断、投资、纳税申报、法律义务或人身安全时，也需要专业的支持。人工智能可以帮助整理问题和文件，但不应取代专业决策。.
实用清单
- 请用一句话概括该工具应该解决的具体问题。.
- 记录任务和信息停滞情况，持续三天。.
- 第一次测试，选择风险较低的单一流程。.
- 确定哪个应用程序将存储每条信息的官方版本。.
- 将参考文件与草稿和旧版本分开。.
- 请提供每项重要请求的客观性、背景信息、来源信息和格式信息。.
- 将模糊的任务转化为由清晰动词发起的行动。.
- 使用答案前，请仔细核对姓名、日期、计算过程和条件。.
- 删除所有不必要的个人或机密数据。.
- 连接电子邮件、日历或存储设备前，请检查权限。.
- 请查看您的套餐是否包含上述功能。.
- 一周后，统计节省的时间和修改次数。.
- 禁用不再使用的集成。.
- 当存在法律、财务、医疗或安全风险时，请寻求专家评估。.
结论
人工智能只有在与清晰的流程、可靠的信息来源和明确的职责相结合时才能发挥更大的作用。我们的目标并非将所有决策都交给软件，而是在不失去对结果控制的前提下，减少机械性工作。.
从具体问题入手，进行小规模测试，并审查反馈结果，可以降低开发出难以维护的系统的风险。合适的应用程序应该能够融入日常工作流程，并改进工作中可衡量的环节。.
目前你日常生活中哪项重复性任务最耗时？最大的挑战是记录任务、查找信息还是完成计划？
常见问题
使用人工智能驱动的生产力功能需要付费吗？
部分服务提供免费功能或试用期，而其他服务则将部分功能保留给付费用户。服务可用性可能因国家/地区、账户类型和服务提供商而异。.
使用多个应用程序是否值得？
是的，前提是每个工具都有明确的功能，并且不会重复存储信息。一个应用程序可以存储知识，另一个应用程序可以管理任务，只要每种类型的数据都有官方来源即可。.
如何判断人工智能是否真的节省了时间？
比较前后花费的时间，包括审核、修改和整理。如果之后需要返工，快速响应并不能节省时间。.
我可以将客户文档发送到这些工具吗？
仅在获得授权、有适当合同依据且环境符合适用规则的情况下方可进行。删除不必要的信息，如有疑问，请咨询数据安全或保护官。.
人工智能可以自动设定我的优先级吗？
她可以根据所提供的标准提出建议。最终决定应考虑影响、时间安排、依赖关系、可用资源以及工具可能无法识别的后果。.
人工智能生成的摘要可靠吗？
它们可以使初读更容易，但可能会遗漏例外情况或误解段落。请直接从原始资料中核实相关信息。.
我应该在什么情况下寻求专业帮助？
当应用涉及敏感数据、企业集成、合同或法律、财务、医疗和安全决策时，请寻求支持。人工智能可以整理信息，但不能取代技术责任。.
有用的参考资料
Notion——工作空间研究： Notion——人工智能研究
Todoist——人工智能驱动的辅助功能： Todoist — 助手
NIST——负责任的人工智能风险管理： 美国国家标准与技术研究院 (NIST) — 人工智能风险
